Das Wichtigste in Kürze
- Durch die Vorbereitung Ihrer Dokumente für den Todesfall können Sie Ihren Angehörigen die Erledigung der damit verbundenen Angelegenheiten erleichtern.
- Wenn Sie keine Vorkehrungen getroffen haben, obliegt es den Angehörigen, Entscheidungen beispielsweise in Bezug auf die Bestattung zu treffen.
- Eine Liste Ihrer Konten, Abonnements usw. hilft Ihren Angehörigen, sich zurechtzufinden und diese nötigenfalls zu kündigen.
- Eine geordnete Ablage ist auch für digitale Dokumente sinnvoll.
- Dokumente für die Steuererklärung sollten geordnet aufbewahrt und gemeinsam mit den Steuererklärungen der Vorjahre abgelegt werden.
Weshalb sollte ich meinen Todesfall vorbereiten?
Angehörige sind verpflichtet, den Todesfall innerhalb von zwei Tagen bei der zuständigen Behörde zu melden. Wenn der Tod einmal den Behörden gemeldet wurde, geht es darum, die Beerdigung zu planen. Zur Registrierung des Todesfalls und zur Besprechung der Bestattung verlangen die Behörden verschiedene Dokumente (bspw. Personalausweis, ärztliche Todesbescheinigung und, falls vorhanden, das Familienbüchlein).
Darüber hinaus müssen die Angehörigen verschiedene Entscheidungen treffen. Dazu gehört beispielsweise, ob die Trauerfeier öffentlich sein soll, welche Bestattungsart gewünscht ist und ob es eine Kollekte geben soll. Jede dieser Fragen stellt die Hinterbliebenen vor eine Herausforderung. Deshalb ist es hilfreich, wenn Sie Ihre Wünsche schriftlich festhalten oder Ihre Angehörigen direkt informieren. Viele Kantone bieten Vorlagen an, mit denen Sie Ihre Wünsche für den Todesfall festhalten können (Beispiel des Kantons Zürich). Hier finden Sie zudem unsere Checkliste für die Planung der Bestattung.
Darüber hinaus haben die Hinterbliebenen viele weitere Aufgaben zu bewältigen. Neben der Benachrichtigung von Banken und Versicherungen müssen sie auch die Wohnungsmiete oder verschiedene Abonnemente und Verträge kündigen. Für Hinterbliebene kann es schwierig sein, nachzuvollziehen, welche Verträge bestehen. Eine Auflistung der Konten, Abonnements, Mitgliedschaften etc. hilft den Angehörigen, sich einen Überblick zu verschaffen.
Welche Dokumente soll ich wo aufbewahren?
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wo wichtige Dokumente aufbewahrt werden sollten. Wichtig ist, dass Sie sensible Informationen so aufbewahren, dass sie nicht in falsche Hände gelangen. Gleichzeitig sollten die Dokumente aber für Ihre Angehörigen zugänglich und auffindbar sein. Am besten ist es deshalb, wenn Sie Ihre engen Angehörigen darüber informieren, wo Sie wichtige Dokumente aufbewahren. Dann können Sie Ihre Angehörigen auch gleich in Ihr Ablagesystem einführen. So ist es hilfreich zu wissen, ob Sie Dokumente beispielsweise alphabetisch, chronologisch oder nach Kategorien sortieren.
Digitale Dokumente
Immer mehr Verträge, Rechnungen und Mitteilungen werden heutzutage elektronisch versandt. Dies hat zur Folge, dass diese oft digital verstreut sind (in verschiedenen Ordnern, im E-Mail-Postfach, usw.). Dies kann den Hinterbliebenen die Suche nach relevanten Informationen erschweren. Eine Möglichkeit, die Angehörigen zu entlasten, besteht darin, eine Liste mit verschiedenen Konten und den dazugehörigen wichtigen Informationen zu erstellen (wie Versicherungspolice, Kundennummer, Bankkontonummer, Benutzername usw.). Diese können Sie dann an einem auffindbaren Ort speichern oder physisch ablegen.
In Bezug auf digital gespeicherte Informationen oder das Login von Online-Konten taucht oft die Frage auf, wie Hinterbliebene auf diese zugreifen können. Zum einen sind die Zugangsdaten so aufzubewahren, dass sie vor dem Zugriff Dritter geschützt sind. Zum anderen kann es für die Hinterbliebenen schwierig sein, an diese Informationen zu gelangen.
Eine Möglichkeit besteht darin, wichtige Dokumente entweder auszudrucken oder auf einer Festplatte/einem USB-Stick oder zentral auf dem Computer zu speichern. Zweitens sollte eine sichere Lösung gefunden werden, um die Zugangsdaten an die Hinterbliebenen weiterzugeben. Dies kann zum Beispiel über eine Vertrauensperson erfolgen. Es gibt einige wenige Dienstleister, welche die geordnete Weitergabe von Zugangsdaten und Dokumenten an Hinterbliebene organisieren. Die Vertrauenswürdigkeit dieser Dienstleister ist jedoch unbedingt zu prüfen.
Dokumente für die Steuern
Wenn jemand verstirbt, sind die Erben verpflichtet, eine unterjährige Steuererklärung auszufüllen. Mit anderen Worten müssen diese eine Steuererklärung vom 1. Januar bis zum Todestag einreichen. Sie wissen sicher auch von Ihrer eigenen, ordentlichen Steuererklärung, dass das Ausfüllen erheblich erleichtert wird, wenn Sie die laufend eingehenden Unterlagen geordnet ablegen. Hilfreich ist es zudem, wenn Sie die Steuererklärungen der Vorjahre am selben Ort aufbewahren. So haben die Angehörigen Anhaltspunkte, welche Positionen zu berücksichtigen sind.
Testament und Patientenverfügung
Nicht zuletzt muss auch die letztwillige Verfügung des Verstorbenen ausfindig gemacht werden. Bei Testamenten oder Erbverträgen, die bei der kantonalen Amtsstelle hinterlegt wurden, ist dies unproblematisch. Anders ist es, wenn Sie das Testament beispielsweise zu Hause aufbewahren. Die Angehörigen müssen dann zuerst nach dem Testament suchen, manchmal mit der Ungewissheit, ob überhaupt eines existiert. Klare Anweisungen zu Lebzeiten oder eine Beschreibung in den Unterlagen, wo sich das Testament befindet, erleichtern den Hinterbliebenen die Suche.
Eine Patientenverfügung bewahren Sie am besten an verschiedenen Orten auf. So können Sie die Patientenverfügung zusammen mit den übrigen wichtigen Dokumente zu Hause ablegen und eine Kopie beim Hausarzt hinterlegen. Eine weitere Kopie können Sie Ihren nahen Angehörigen übergeben.
Wie gehe ich am besten vor?
Es kann durchaus herausfordernd sein, aus dem Stegreif eine umfassende Liste aller relevanten Informationen zu erstellen oder ein neues, geordnetes Ablagesystem einzurichten. Eine mögliche Herangehensweise könnte sein, dass Sie jedes Mal, wenn Sie sich an ein neues Konto oder eine neue Mitgliedschaft erinnern, diese Informationen zur Liste hinzufügen und sie geordnet ablegen. Unsere Vorlagen und Checklisten helfen Ihnen dabei, die zu regelnden Punkte zu überblicken.
Scheuen Sie sich nicht, das Gespräch mit Ihren Angehörigen zu suchen. Teilen Sie Ihre Wünsche mit ihnen und weisen Sie sie darauf hin, wo Sie wichtige Unterlagen aufbewahren. So können Sie Ihre Angehörigen in einer schwierigen Zeit entlasten.