L’essenziale in breve
- Preparando i documenti per il caso di morte, potete facilitare ai vostri parenti il disbrigo delle pratiche relative.
- Se non avete preso accordi, spetta ai parenti prendere decisioni, ad esempio sul funerale.
- Un elenco dei vostri conti, abbonamenti, ecc. aiuterà i vostri parenti a orientarsi e a cancellarli, se necessario.
- Un sistema di archiviazione ordinato ha senso anche per i documenti digitali.
- I documenti per la dichiarazione dei redditi devono essere conservati in modo ordinato e archiviati insieme alle dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti.
Perché dovrei prepararmi alla mia morte?
I parenti hanno l’obbligo di denunciare il decesso all’autorità competente entro due giorni. Una volta denunciato il decesso alle autorità, si tratta di organizzare il funerale. Per registrare il decesso e discutere il funerale, le autorità richiedono diversi documenti (ad esempio, carta d’identità, certificato medico di morte e, se disponibile, il registro di famiglia).
Inoltre, i parenti devono prendere diverse decisioni. Ad esempio, se il servizio funebre deve essere pubblico, quale tipo di sepoltura si desidera e se si deve fare una colletta. Ognuna di queste domande rappresenta una sfida per il lutto. Pertanto, è utile mettere per iscritto le proprie volontà o informare direttamente i parenti. Molti cantoni offrono modelli con i quali è possibile registrare le proprie volontà in caso di morte(esempio del Cantone di Zurigo). Qui troverete anche la nostra lista di controllo per la pianificazione del funerale.
Inoltre, chi è in lutto ha molti altri compiti da affrontare. Oltre ad avvisare le banche e le compagnie di assicurazione, devono anche annullare l’ affitto dell’appartamento o vari abbonamenti e contratti. Per i superstiti può essere difficile tenere traccia dei contratti esistenti. Un elenco di conti, abbonamenti, iscrizioni, ecc. aiuta i parenti ad avere una visione d’insieme.
Quali documenti devo conservare e dove?
Non esiste una risposta universale alla domanda su dove conservare i documenti importanti. È importante archiviare le informazioni sensibili in modo che non finiscano nelle mani sbagliate. Allo stesso tempo, però, i documenti devono essere accessibili e reperibili per i vostri parenti. È quindi meglio informare i parenti più stretti su dove si conservano i documenti importanti. In questo modo potrete anche introdurre subito i vostri parenti nel vostro sistema di archiviazione. È utile sapere se i documenti vengono ordinati in ordine alfabetico, cronologico o per categoria, ad esempio.
Documenti digitali
Oggigiorno sempre più contratti, fatture e comunicazioni vengono inviati per via elettronica. Di conseguenza, questi sono spesso dispersi digitalmente (in cartelle diverse, nella casella di posta elettronica, ecc.). Questo può rendere difficile per il lutto trovare informazioni rilevanti. Un modo per alleggerire l’onere dei parenti è quello di stilare un elenco dei diversi conti e delle informazioni importanti ad essi associate (come la polizza assicurativa, il numero del cliente, il numero del conto bancario, il nome dell’utente, ecc.) È quindi possibile conservarli in un luogo facilmente reperibile o archiviarli fisicamente.
Per quanto riguarda le informazioni archiviate digitalmente o l’accesso agli account online, spesso ci si chiede come i sopravvissuti possano accedervi. Da un lato, i dati di accesso devono essere memorizzati in modo da essere protetti dall’accesso di terzi. D’altra parte, può essere difficile per chi è in lutto ottenere queste informazioni.
Un’opzione è quella di stampare i documenti importanti o di archiviarli su un disco rigido/chiavetta USB o a livello centrale sul computer. In secondo luogo, occorre trovare una soluzione sicura per trasmettere i dati di accesso ai parenti superstiti. Questo può essere fatto, ad esempio, attraverso una persona di fiducia. Esistono alcuni fornitori di servizi che organizzano il trasferimento ordinato dei dati e dei documenti di accesso ai superstiti. Tuttavia, è essenziale verificare l’affidabilità di questi fornitori di servizi.
Documenti per le tasse
Alla morte di una persona, gli eredi sono tenuti a compilare una dichiarazione dei redditi nel corso dell’anno. In altre parole, devono presentare la dichiarazione dei redditi dal 1° gennaio alla data del decesso. La dichiarazione dei redditi ordinaria è molto più semplice da compilare se si archiviano in modo ordinato i documenti che si ricevono di volta in volta. È inoltre utile conservare le dichiarazioni dei redditi degli anni precedenti nello stesso posto. In questo modo, i parenti hanno indizi su quali posizioni devono essere prese in considerazione.
Testamento e direttiva del paziente
Infine, ma non meno importante, è necessario individuare le disposizioni testamentarie del defunto. Ciò non crea problemi nel caso di testamenti o contratti di successione depositati presso l’ufficio cantonale. È diverso se si conserva il testamento a casa, ad esempio. I parenti devono quindi prima cercare il testamento, a volte con l’incertezza che esista o meno. Istruzioni chiare in vita o una descrizione nei documenti di dove si trova il testamento rendono più facile per i superstiti trovarlo.
È meglio conservare la direttiva del paziente in diversi luoghi. In questo modo potrete archiviare la direttiva del paziente insieme agli altri documenti importanti a casa e lasciarne una copia al vostro medico di famiglia. Potete darne un’altra copia ai vostri parenti più stretti.
Qual è il modo migliore di procedere?
Può essere piuttosto impegnativo creare un elenco completo di tutte le informazioni rilevanti così su due piedi o creare un nuovo sistema di archiviazione ordinato. Un possibile approccio potrebbe essere quello di aggiungere all’elenco, ogni volta che ci si ricorda di un nuovo account o di una nuova iscrizione, queste informazioni e archiviarle in modo organizzato. I nostri modelli e le nostre liste di controllo vi aiuteranno a tenere traccia dei punti da regolamentare.
Non abbiate paura di parlare con i vostri parenti. Condividete con loro i vostri desideri e indicate dove conservate i documenti importanti. In questo modo potrete sollevare i vostri parenti in un momento difficile.